Artikeln "Att gå frän pärm till skärm" är författad av Bengt Rundquist och publicerad i Stora boken om kvalitet och Miljö.

OM ELEKTRONISK DOKUMENTHANTERING Metoder för att dokumentera och hantera information har funnits så länge människan har behärskat skrivkonsten - även via dåtidens runstenar vid förrförra millennieskiftet. (tillbaka)

Problemen var desamma då som nu:
- Hur ska man lägga upp informationen för att göra den lättillgänglig?
- Vilka ska ha behörighet att skapa/ändra/godkänna informationen?
- Hur ska man göra informationen beständig och arkiveringssäker?
- Vilka ska få ta del av informationen och vilken är deras förmåga att tillgodogöra sig den?
- Hur ska man skydda informationen så att obehöriga inte kommer åt den?

På alla kontor har man i århundraden samlat sina dokument i mappar, pärmar och böcker. Då har det många gånger inte varit så noga med att sätta sig in i och besvara ovanstående frågor. Hur många gånger har man brytt sig om att pappersbaserade dokument försvunnit eller inte fått den spridning och läsbarhet som behövs. Det är först på senare tid i samband med att man vill förpacka informationen i IT-miljö som frågorna har ställts på sin spets och fått en seriös behandling. Bara för att informationen förs över i elektronisk form behöver man tydligen ta dessa frågor på allvar trots att det är lika viktigt att utreda frågorna vid hantering av pappersbaserade dokument. Vad detta beror på kan man bara spekulera om.
(tillbaka)

Krav på dokumenthanteringssystem.
Hur ska då ett modernt elektroniskt dokumenthanteringssystem se ut och vilka krav kan vi ställa? Ett utkast till en kravspecifikation skulle kunna se ut så här:
- Anpassat till målgruppen och användarvänligt
- Ett system för hela resultatområdet
- Lätt att administrera och "ha grepp om"
- Låg kostnad för spridning till alla berörda och behöriga i organisationen
- Möjlighet att anpassa till framtida behov
- Möjlighet att hantera processkartor och arbetsflöden.
(tillbaka)

Olika informationstyper.
Hela företagets informationsmängd kan delas upp i två grupper:
a) styrande information (regelverk)

b) redovisande information (verifikat)

Var och en av dessa grupper kan i sin tur delas in i olika informationstyper som till exempel:

a) Styrande information:
- Process- och rutinbeskrivningar: händelser knutna till en verksamhet, tjänst eller produkt och som bereder vägen för nya händelser (besvarar frågan: "Vem gör vad och när?")

- Instruktioner: ett antal steg ska utföras i en viss ordning för att uppnå ett konkret resultat (besvarar frågan: "Hur gör jag?")

- Termer: en beskrivning av ett begrepp som är företags- eller produktspecifikt (besvarar frågan: "Vad är det?")

- Bestämmelser: en fastställd beskrivning av t ex mål, rollfördelning, ansvar och befogenheter samt hur resultatredovisning går till (besvarar frågan: "Vilka regler gäller för verksamheten?")

- Planer: en plan för en viss verksamhet som t ex affärsplan, marknadsplan, produktionsplan etc (besvarar frågan: "Vilket är målet och vilka resurser behövs för att nå målet inom en viss tid?)

b) Redovisande information:
- Resultatredovisningar: lista över resultatutfall under en viss tidsperiod,

- "Loggböcker" och avvikelserapporter: ifyllda dokument med t ex kundklagomål och andra kritiska händelser och vad man gjort åt dem,

- Protokoll: formella mötesanteckningar utifrån en agenda med beslut, datum och signatur,

- Förteckningar över t ex dokument, kunder, leverantörer, maskinpark etc,

- Ritningar och bilder över t ex konstruktioner, installationer och som underlag för service.

Informationstyperna hålls isär - dvs beskrivs i separata dokument, så mycket som möjligt, så att de utgör fristående informationsobjekt som kan länkas till andra, närbesläktade informationsobjekt.

Detta innebär att man identifierar de olika informationstyperna, som sedan ligger till grund för organisation av informationen i små informationsobjekt. Dessa länkas sedan ihop på ett sätt som ger hög läs- och sökningseffektivitet och därmed skapas förutsättningarna för en hög användarvänlighet.
(tillbaka)

Olika målgrupper kräver olika utbildning.

Ett informationshanteringssystem består av två delar: Administration och presentation, var och en med två olika arbetssätt och olika målgrupper. De största skillnaderna mellan målgrupperna är: Administratörer:litet antal, nyckelpersoner, väl utbildade (proffs), låg kostnad att utbilda, tillhör ofta samma enhet, Användare:stort antal, olika grad av engagemang, olika förkunskaper, svårare och dyrare att utbilda, spridda i hela organisationen. (tillbaka)

Rutiner för dokumenthantering.
Det finns idag gott om program som hjälper till att administrera företagets dokument på elektronisk väg, dvs som uppfyller ovanstående krav i mer eller mindre grad. Tack och lov är det några få - ofta proffs - inom organisationen, som behöver lära sig dessa program, då de inte alltid är speciellt lättillgängliga. Idag finns ett 30-tal program tillgängliga på marknaden. Eftersom förteckningen hela tiden rör på sig - nya program tillkommer och andra försvinner är det meningslöst att göra en pappersbaserad förteckning här. Den intresserade läsaren kan gå in och ta del av en aktuell förteckning via länken "Sammanställning av olika dokumenthanteringssystem" och där bli länkad till resp distributör.

Vid valet av program som behöver uppfylla kraven finns det därför ett antal frågor som kan vara aktuella att besvara:

a) Vilka krav på dokumentstyrning (skapa, granska, fastställa, ändra, publicera, använda, arkivera, rensa etc) finns?

b) Vilka krav på tillgänglighet inkl sekretessnivåer, behörighetskoder och sökmetoder finns?

c) Vilka av programmen uppfyller bäst ovanstående krav?

d) Hur ska rutinerna för "back-up" och antivirusbehandling se ut?
(tillbaka)

Utbildning och användning.
Som vi tidigare konstaterat utgör användarna en mycket heterogen grupp med en mycket varierad datamognad och vana att leta och läsa information via skärmen. Beroende på verksamhetens art och lokalisering kan de dessutom ofta ha en stor geografisk spridning av sina arbetsplatser. Det innebär att det "gränssnitt" de ska arbeta i bör vara mer eller mindre självinstruerande så att utbildningstid och inskolning minimeras. Här utgör en web-läsare en utmärkt arbetsmiljö, eftersom i stort sett varenda 10-åring kan arbeta med den. Det är kanske mera en generations- och datormognadsfråga hur lättillgänglig web-läsaren är för alla användare.

Därför finns det ett antal frågor som kan vara aktuella att besvara i samband med kartläggningsarbetet för att göra informationen och utbildningen så användarvänlig som möjligt:

a) Vilka är användarna av informationen som ska spridas?

b) Vilken är deras erfarenhet av att leta och läsa information från skärmen?

c) Vilken typ av information (text/bilder/symboler etc) ska de hantera?

d) Ska de enbart läsa information eller ska de också "interaktivt" bearbeta den (t ex fylla i ett formulär)?

e) Hur erhåller användarna de olika dokumenten idag och vilken bearbetning gör de?

f) Hur ska vi anpassa informationen till företagets verksamhet, struktur, traditioner etc?
(tillbaka)

Sammanfattning.
Genom att de flesta företag blir mer och mer kund- och processorienterade finns mycket goda förutsättningar att skapa ett dokumenthanteringssystem eller kanske hellre ett informationssystem som blir överskådligt, lättbegripligt, användarvänligt och lättadministrerat.

Därför har det förhoppningsvis större möjlighet att komma till användning och inte riskera att bli en elektronisk "hyllvärmare" Att bara ta de gamla dokumenten - ofta i stående A4 - och lägga ut dem i web-miljö utan att ta hänsyn till läsbarhet och det arbetssätt skärmen ger möjligheter till försvårar bara för användaren, vilket leder till att användningen minskar.

Låt oss därför hoppas att man i samband med övergången "från pärm till skärm" inte belastar de nya informationssystemen med för mycket byråkrati och krångligheter utan även i IT-miljön tillämpar "lean documentation".
(tillbaka)

Artikeln om "Att gå från pärm till skärm" är skriven av Bengt Rundquist, KvalitetsCentrum AB och bl a publicerad i "Stora boken om Miljö & Kvalitet 1999-2000".